Taavi Puuorg, Frank Events, vabaaja insener
Iga ettevõtte juht soovib, et nende firma üritustelt võtaks osa rohkem inimesi. Kõik töötajad on erinevad ning vastavalt sellele tuleb ürituse sise- ja väliskommunikatsioonis mõelda moodustele info edastamiseks. Seda selleks, et ürituse reklaam jõuaks võimalikult paljudeni ja töötajad sellele vastavalt ka reageeriksid ja üritusel osaleksid.
Inimesed talletavad informatsiooni erinevalt. Peamiselt läbi emotsiooni, mida uus info nendes tekitas. On läbi viidud mitmeid uuringuid, mis siis on see kõige mõjusam põhjus, mis paneb inimesi tegutsema. Seega ürituse korraldajad ja info levitajad (ettevõtte puhul sisekommunikatsiooni inimesed) peavad kommunikatsioonis tihedalt koostööd tegema, et info jõuaks töötajateni piisava sagedusega ning mitmetes variatsioonides.

Inimesed reageerivad tihti hetkeemotsioonile vastavalt. Seepärast on oluline ettevõtte ürituse puhul pidev ja varieeruv sisekommunikatsioon.

On väga palju erinevaid äppe ja atribuute, mis võimaldavad inimesel enda käitumist jälgida - infot järjepidevalt koguda, seda analüüsida ja hiljem sellele tuginedes ka käituda (vt üleval olevat joonist). Kõige olulisem info kogumise juures on järjepidev ja sarnase detailsusega info talletamine (loe selle kohta uuringut siit). See teeb hiljem andmestiku analüüsimise paremaks ning ka tulemused, mille põhjal on võimalik tegutsema hakata. Sarnaselt käitub inimene info kättesaamise ja meelde jätmise osas. Pidevad ja meeldejäävad nüansid ürituse kohta suurendavad tõenäosust, et kutsutud ka üritusest osa võtavad.

Meeskonna ühtehoidmise tunne ja teineteise toetamine tõstab töötajate aktiivsust töövälistel ettevõtmistel.

Tugev meeskonnatunnetus tekitab inimestes suurema soovi osaleda nii vabatahtlikuks olemisel (uuring) kui ka teistel ettevõtte poolt korraldavatel üritustel.

  1. Lead by example!

Selleks, et inimesed aktiivselt kaasa mõtleksid ja põnevate ettevõtmistega liituksid peab juhtkond ise olema heaks eeskujuks. Juhtkonna poolt personaalsed kutsed, aktiivne osalemine üritustel, inimestest huvitumine jne.

  1.  Motiivid:

Üritustel osalemisel on kuus põhilist motiivi - sotsiaalsus, oskuste juurde õppimine ja arendamine, ühtekuuluvus, enesehinnangu tõus, karjäär ning ühiskonna teenimine. Meiepoolne soovitus on siseüritused üles ehitada nii, et mainitud märksõnad oleksid kaetud.

  1. Üllata töötajaid nende töökohtadel

Jäta toredaid märkeid ja vihjeid töölaudadele, kohvinurka, auto esiklaasi kojamehe vahele. Üllatusmomente võib teha ka suuremalt. Miks mitte tööle saabujaid tervitada mõne vinge flashmob-iga. Loovusel ja leidlikkusel selles osas ei ole piire. Selliste tegemiste puhul on hea, kui teavitusprotsessist võtab osa ka ettevõtte juhtkond. See näitab, et ka juhtkond hoolib inimestest ning eeloleva ürituse hästi toimimisest.

Kolleegide kaasamine korraldusprotsessi

Aktiivset osalust tõstab ka töötajate ideede arvestamine ja nende kaasamine korraldusprotsessi. Nii on töötajatel võimalus omi mõtteid ellu viia ja neil on kõrge motivatsioon ise kolleege üritusele kutsuda. Üritusturundusagentuur saab siinkohal projektijuhtimise ja ideedega abiks olla, kui on soov osad tegevused jätta ettevõtte töötajatele teha. Eestis on mitmeid suuremaid ettevõtteid, kus samalaadne protsess toimub kuid tasub mainida, et sellisel korraldusprotsessil on ka omad miinused.